Digitale Sanduhr mit Historie

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Erstellt: 18.04.2021 Lesedauer 2 - 3 Min.

Wer am PC arbeitet weiß: Das Zeitgefühl ist ein anderes. Daher ist „Selbstbeobachtung“ sinnvoll, die den »tatsächlichen« Zeiteinsatz dokumentiert.

Zeiterfassungen gibt es wie Sand am Meer. Doch viele davon bieten Funktionalität, die sich zwar toll in der Beschreibung liest, im täglichen Leben genauer betrachtet selten bis nie eine Rolle spielt. Doch diesen funktionalen Wasserkopf schleppt die Anwendung dauerhaft mit sich herum. Für die vergleichsweise banale Aufgabe „Zeiten am PC erfassen“ werden Lösungen angeboten, für die es aufwändiger Konfiguration, reichlich Speicherplatz und Geduld bei der Einarbeitung erfordert. Wer das mag, ist hier falsch.

Die Projekterfassung folgt einen grundlegend anderen Ansatz: Alles „so schlankg und geradeaus wie möglich“. Das beginnt schon mit der Instalaltion. Das ist objektiv keine: ZIP in dem Ordner auspacken, in dem die Daten der Zeiterfassung liegen sollen – der darf sich gern auf einem USB-Stick befinden – Programm starten. Beim ersten Start werden ein paar Unterverzeichnisse für die Daten generiert. Fertig.

Jetzt kommt der „knifflige“ Teil. Damit das Programm geordnet verlassen werden kann, muss es ein Projekt geben. Beim nächsten Start soll das zuletzt angezeigte Projekt wieder angezeigt werden – wofür mindestens eines erforderlich ist. Der Aufwand ist überschaubar und kann sofort für die erste Zeiterfassung genutzt werden.

  1. Projektnamen vergeben
  2. Speichern
  3. Zeiterfassung starten.

Alle weiteren Daten können irgendwann später erfasst werden. Stundensatz, Budget, Abrechnungseinheit – wenn das Anfangs noch unklar ist, kann trotzdem schon Zeit erfasst werden. Es können auch mehrere Erfassungen gleichzeitig laufen. Während die gerade gestartete Zeiterfassung läuft, kann beispielsweise ein neues Projekt angelegt werden. Was einer typischen Anforderung entspricht: Ich will meine Arbeitszeit erfassuen, in der Projektarbeit erledigt wird. Dazu gehört der organisatorische Teil, der in die Arbeitszeit fällt. Gleichermaßen lassen sich Bereitschaftszeiten erfassen – alles, was irgendwie als Zeitaufwand dokumentiert werden soll, lässt sich dokumentieren. Dabei ist es dem Programm völlig egal, ob das doppelt, oder dreifache Zeiterfassungen sind: Wenn der Benutzer das so braucht…

Während schon die erste Erfassung läuft, kann die Programmkonfiguration angepasst werden. Weil es am Anfang noch keine gibt, wird diese beim Klicken auf KonfigurationBasiskonfiguration öffnen erzeugt. Mit diesem Schalter werden nach Updates ggf. neue Einträge eingefügt – ohne die alten anzufassen. Persönliche Änderungen werden also grundsätzlich respektiert. Die Konfiguration öffnet sich im eingestellten Texteditor und kann dort direkt bearbeitet werden. Bei Fragen – im Programm F1 drücken. Die Hilfe öffnet sich („off line“) im Browser und kann zu Rate gezogen werden. Wobei die Gruppierung und Namensgebung innerhalb der Konfiguration in den meisten Fällen bereist aufschlussreich genug sein sollte. Geänderte Einstellungen werden mit dem nächsten Programmstart gültig – was keinen Aufwand darstellt: Laufende Erfassungen laufen trotz Schließen des Programms weiter. Also „Zu → Auf“, weitermachen.

Auf Basis der erfassten Daten lässt sich jederzeit der Projektstatus anzeigen oder es können damit Berichte generiert werden. Die sind allgemein gehalten und ohne vorab erforderliche Report-Konfiguration direkt als PDF-Dokument im PDF/X-Format verfügbar, womit sie für die Langzeit-Speicherung geeignet sind. Was Aufwände spart, wenn Rechnungen erzeugt werden: Die können „wie sie sind“ verschickt werden.

Eine Testversion ohne Laufzeitbeschränkung kann für den persönlichen Gebrauch völlig ausreichend sein. Lediglich Berichte mit einem „versandfähigen“ Briefkopf erfordern eine Lizenz. Bereits erfasste Daten können selbstverständlich nachträglich mit einer Lizenz „professionalisiert“ werden.