Dokumentvorlage „normal“

Eigentlich weiß es jeder, doch es kümmern sich nur wenige darum: die Definition eines „Gebrauchsstandards“, wenn in der Textverarbeitung auf „neu“ geklickt wird.

Üblicherweise sind solche Dokumente „Fließtext“ ohne weitere Struktur. Was fast immer daran liegt, dass es im Dokument keine den eigenen Präferenzen angepassten Strukturelemente gibt. Bei einer guten Vorgabe wird diese ganz selbstverständlich genutzt, weil sie keine Ablenkung vom Schreiben darstellt. Stattdessen wir losgeschrieben und zeichenweise nachformatiert. Was jedes Mal entsprechend Zeit kostet.

Dabei kommt am Ende meist ein dem letzten so entstandenen Dokument mehr oder weniger ähnlicher Nachfolger heraus. Den eigenen Standard vorgeben lohnt sich deshalb selbst dann, wenn nur alle paar Tage, erst recht wenn nur alle paar Wochen etwas geschrieben werden muss. Denn der „Nach­forma­tier­zeit­ein­satz“ wächst linear mit dem zeitlichen Abstand zum letzten verfassten Text.

Der einmal investierte Aufwand wird zig-fach eingespart, weil es erheblich weniger „Nachformatieren“ gibt. Darüber hinaus sehen die Ergebnisse „gleich“ statt „irgendwie ähnlich“ aus.

Ausgangspunkt in jeder einigermaßen verbreiteten Textverarbeitung ist die Dokumentvorlage „normal“ oder „Standard“. Genau die gilt es anzupassen. Der einfachste Weg ist das Öffnen eines neuen Dokuments um es anzupassen – es verwendet die Standardvorlage…

Das Seitenformat

Typischerweise ist das in Deutschland „DIN A4“. Weil’s halt so im Drucker liegt. Ein bedrucktes Papier sollte Ränder haben, eventuell eine Kopf-/Fußzeile. Diese können für linke und rechte Seiten unterschiedlich angelegt werden, wenn der Ausdruck bevorzugt doppelseitig erfolgt. Leider sind die „klassischen“ Textprogramme diesbezüglich „dumm“. Dort lässt sich nirgends einstellen, wie sich ein Dokument verhält, wenn es mal einseitig, mal zweiseitig ausgegeben werden soll – was durchaus von Fall zu Fall variieren kann.

Bei doppelseitiger Gestaltung wird der „Bundsteg“ („Lochrand“) üblicherweise „innen“ liegen, was bei einseitigem Druck einen „springenden“ Textinhalt erzeugt. Denn das Dokument legt diesen Rand abwechelnd links und rechts an. Die Option „einseitig ausgeben“ für doppelseitige Dokumente kennt keine Textverarbeitung. Einige1bietet indirekt eine Lösung an: Dort ist der „Bundsteg“ eine eigenständige Einstellung, die dem „normalen“ Layout zugeschlagen wird. Wer daran denkt kann bei einseitiger Ausgabe den Bundsteg deaktivieren, womit zumindest der Textkörper auf allen Seiten gleich liegt. Für die Doppelseite ausgerichtete Elemente wie z.B. „Seitennummerierung außen“ wechseln weiterhin von links nach rechts.

Das Seitenformat muss zuerst eingestellt werden, weil je nach persönlichen Vorlieben einzelne Absätze Tabulatoren beinhalten können. Deren Positionen hängt vom Seitenformat ab – zumindest der Breite.

Zeichenvorlagen

Textprogramme teilen die Formatierung des Textes in „Zeichenformate“ und „Absatzformate“ auf, wobei die Absatzformate auf Zeichenformate zugreifen können – aber häufig auch „freihändige“ Schrifteneinstellungen zulassen. Wenn es Zeichenformate gibt, sollten sie auch dafür benutzt werden, weil das spätere Anpassungen signifikant vereinfacht.

Mit einem solchen objektorientierten Ansatz wird die Grundgröße der Schrift sowie die Schrift selbst unabhängig von Absatzformaten als „Standard“- oder „normal“-Zeichenformat definiert. Je nach Definitionstiefe für das Dokument können im weiteren Verlauf zusätzliche Zeichenformate zweckmäßig sein, woraus sich sehr detaillierte Anpassungsmöglichkeiten ergeben.

Wenn unklar ist, ob die Textverarbeitung „Eigenschaften vererbt“, ist die Arbeitsrichtung „von klein nach groß“ wichtig. Denn so „denken“ diese Programme üblicherweise. Leider ist die Konfiguration der Einstellungen häufig alles andere als „zwingend verständlich“. Die Programme bieten Vorgaben an, die deren Nutzern einen schnellen Zugang ermöglichen sollen. Ein organisiertes Herangehen zum eigenen Wunschformat wird damit jedoch behindert.

Sich „in die Tiefe durcharbeiten“ kann daher mühsam sein, der Aufwand lohnt dennoch (s.o.).

Das kleinste Formatelement ist das Zeichen. Davon ausgehend werden alle anderen Formate für den Text angepasst.

Absatzvorlagen

Auch hier wird zuerst das Standardabsatzformat („normal“, „Standard“) den eigenen Anforderungen angepasst. Also Schrifteinstellung (wenn möglich: Standardzeichenformat einstellen), Abstände, etc. Hilfreich für eine schnelle Konfiguration ist ein Plan, was am Ende herauskommen soll.

Grundüberlegungen

Die Einstellungen der Absatzformate hängt von der in der verwendeten Textverarbeitung angewandten Strategie ab. Je nach Ansatz gilt es, das mögliche Aufeinandertreffen verschiedener Formate „vorherzusehen“. Die einzelnen Formate als solche sind unkritisch. Es ist lediglich interessant, ob sie sich voneinander abhängig einrichten lassen. Also beispielsweise »Die Schriftgröße in Überschrift 1 ist 150% von normal«.

Das wird durchaus unterstützt, allerdings sind diese Einstellungen meistens „fragil“: Sobald auch nur einmal eine Einstellung angefasst wurde, wird diese als „Sonderwunsch“ registriert und die Vererbung von Eigenschaften geht an dieser Stelle verloren. Weil dann die Weitergabe an Nachfolger meistens ebenfalls abreißt, ist „ab dann“ fast immer Handarbeit für dieses Format und seine Nachfolger erforderlich. Die Kenntnis möglicher Vererbung von Eigenschaften ist hilfreich, wenn sich nach dem Anpassen einer Einstellung Eigenschaften anderer Formate ändern, die eigentlich unverändert bleiben sollten.

Ausgehend vom Standardformat lässt sich das schnell herausfinden. „Neuen“ Dokument öffnen und munter ausprobieren was passiert. Wenn vorhandene Wechselwirkungen klar ist, wandert das Testdokument einfach in den Papierkorb.

Wirklich knifflig sind die Abstände zwischen den Formaten. Üblicherweise sind sie „additiv“. Es werden alle eingestellten Abstände zusammengezählt, die in den sich berührenden Absätzen eingestellt sind. In diesem Fall müssen die Abstände so verteilt werden, dass jeder Absatztyp „ein bisschen davor, ein bisschen dahinter“ Abstand hat, damit beim Zusammenfügen verschiedener Formate ein harmonischer Eindruck entsteht.

Das Standard-Format-Besteck

Neben dem grundlegenden Absatzformat sollte es drei strukturierende Überschriften2, ein Format für Aufzählungspunkte und - nummern, eventuell ein Format für Hervorhebungen sowie Fußnoten geben. Fußnoten ist „speziell“, darauf komme ich zurück.

Für meinen Geschmack sind die vordefinierten Überschriften-Formate aller mir bekannten Schreibprogramme in jeder Hinsicht „zu groß“. Die Vorgaben angewandt sehen zwar „o.k.“ aus. „Nachbessern“ erweist sich jedoch als Sisyphus-Fummelei, deshalb ist es wahrscheinlich zweckmäßiger, die eigenen Formate grundlegend selbst aufzubauen. Dafür eignet sich ein Dokument, aus dem alle Formate bis auf die Standards (Zeichen, Absatz) entfernt werden.

Bezugsgröße ist der Standardabsatz. Dessen Schriftgröße ist „100%“, der Vor- und Nachabstand sollte addiert etwa 50% ergeben. „Etwa“ deshalb, weil manche Systeme nur eine ganzzahlige Maßeinheit zulassen. Dort muss „asymmetrisch“ verteilt werden. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Abstände so zu wählen, dass sie sich in den auftretenden Situationen günstig addieren und daraus ein ansprechendes Textbild entsteht.

Einstellungen sind Geschmackssache. Einmal gefundene Einstellungen müssen abhängig von verwendeten Schriften womöglich variiert werden. Wenn das Kernprinzip im eingesetzten Programm klar ist, sind solche Anpassungen jedoch schnell erledigt.

Zwar lässt sich über Geschmack schwer streiten, doch gelegentlich erübrigt sich das, wenn es klare Vorgaben gibt. Das Wissen, wie die eigene Anwendung Formate behandelt, erleichtert deren Einstellung ungemein.

Vorschlag für eine Grundeinstellung

Ein von der verwendeten Schrift weitestgehend unabhängiges, ansehnliches Textbild ergibt sich ausgehend von der Grundschrift (Zeichensatz, Größe = 100% = Bezugsgröße für alle anderen Maße) mit diesen Einstellungen:

  • Standardabsatz = Zeilenabstand 120%, Abstand oben: 25%, unten: 25%
  • Überschrift 1 = Schriftgröße 150%, Zeilenabstand 180%, Abstand oben 100%, unten 50%
  • Überschrift 2 = Schriftgröße 130%, Zeilenabstand 150%, Abstand oben 50%, unten 30%
  • Überschrift 3 = Schriftgröße 110%, Zeilenabstand 130%, Abstand oben 30%, unten 25%

    Das ergibt einen strukturierten und dennoch kompakten Textkörper.

Zur Grundausstattung gehört (für mich) eine vernünftige Einstellung für Fußnoten3, die mit 70% deutlich kleiner als normaler Text, aber dann noch vernünftig lesbar sein sollten. Ich verwende Fußnoten, um beispielsweise Quellverweise am Seitenende anzugeben. Das macht sie leicht auffindbar. Wenn die Fußnotenzahlen ausgerückt und der daran stehende Text linksbündig ausgerichtet ist, erübrigt sich ein zusätzlicher Absatzabstand: Die Fußnote fungiert als Aufzählungszeichen.

Aufzählungen werden regelmäßig benötigt, zumindest eine mit Punkten und eine mit Nummern. Optisch ist bei von Anbietern gelieferten Vorlagen oft ein gewaltiger Einzug definiert. Was den Textfluss aufbricht und den Aufzählungen einen unangemessen prominenten Charakter verleiht. „Schöne“ Absatzabstände bei Aufzählungen sind jedoch bei den üblichen Einstellungsmöglichkeiten eine besondere Herausforderung, die auf diese Weise verschleiert wird.

Der normale Absatzabstand wirkt dort „zu groß“. 10% davor/danach sind ansprechender. Für den ersten und letzten Aufzählungspunkt ergibt das jedoch sehr kompakte Abstände zu anderen Formaten. Hierfür kann ein „Aufzählungsabstand“-Format aushelfen: Eine Leerzeile, die eine Zeilenhöhe von 50% und weder Vor- noch Nachabstand hat. Das rückt Aufzählungen in das (hier) gewählte „Abstandsraster“.

Die teilweise angebotene Option, Vor- und/oder Nachabstände bei gleichen Formaten zu ignorieren, ist meist ungenügend implementiert. Wenn lediglich zwischen „alles an/alles aus“ gewählt werden kann, ist es wenig hilfreich: Zumindest einen Wert müsste das System weiter nutzen, damit die Abstände zwischen gleichen Absätzen einstellbar ist.

Bei nummerierten Absätzen scheitert manches Programme leider daran, die Zahlen „auf den Punkt“ auszurichten. Das ist optisch ansprechend, wenn die Nummerierung einstellig beginnt und mehrstellig wird. Falls die Unterstützung dafür fehlt, ist „großzügig Abstand zum Text“ erforderlich, damit die Textkörper der Aufzählungen linksbündig bleiben.

Die Einstellung für „Aufzählungsnummerierung rechtsbündig“ beherrschen von den mir bekannten „Standardprogrammen“ MS-Word und LibreOffice. Wobei mir bei LibreOffice unklar ist, wie es eingestellt wird. Dass es irgendwie funktioniert4, weiß ich nur, weil das Format nach dem Import aus einem Word-Dokument korrekt dargestellt wird und als Format verwendbar ist. Was mir indirekt sagt, dass die Einstellung dafür „wenig intuitiv“ ist (also noch wilder als in MS-Word).

Weil’s gelegentlich ganz praktisch ist, gibt es in „meinem“ Standard-Dokument zusätzlich noch (mindestens) eine „Hinweisbox“. Das ist eine persönliche Spielerei die ich erwähne, weil ich dazu ermuntern möchte, genau das mit der eigenen Vorlage ebenfalls zu tun: Sie soll „die eigenen Ansprüche“ bestmöglich beim Anlegen eines neuen Dokuments bedienen. Wer also 10 Überschriften benötigt, der möge sich die einrichten und seinen Drang ausleben.

Schlussbemerkung

Die hier vorgeschlagenen Angaben dienen vor allem zur Beschreibung der Herangehensweise. Das dabei entstandene Dokument (unten als PDF verfügbar) verwendet eine Schriftart, die für eine gute Lesbarkeit entwickelt wurde. Für eine optisch ansprechende Druckausgabe eines Textes ist sie weniger geeignet. Sie ist „übersättigt“5, weil sie eine kräftige Strichstärke und breite Buchstaben hat. Das ist in der Vorlage etwas abgemildert, indem die Schriftfarbe kein „tiefschwarz“ sondern ein ,sattes grau“ ist.

Bei umfangreichen Texten kann ein gut strukturiertes Dokument mit einer bildschirm-optimierter Schriftart erfasst werden, die vor dem Ausdruck durch eine druckoptimierte Schriftart ausgetauscht wird. Der hier gewählte „mathematisch-logische“ Ansatz ist dafür gut geeignet.

Die ausgewechselten Schriften sollten jedoch zumindest „entfernt ähnlich“ sein. Ein Schritwechsel führt immer zu einer Veränderung des Umbruchs und hat womöglich Einfluss auf die Position von Bildern. Beides muss nach einem Schriftart-Wechsel in einem bestehenden Dokument auf jeden Fall vor der Weitergabe geprüft werden.

Tipp

Das Erstellen einer eigenen Vorlage kann „evolutionär“ erfolgen, indem sie mit jedem weiteren Dokument etwas weiter verfeinert wird. Eine „Normalvorlage“ mit lediglich einem Standardformat für Zeichen und Absatz ist ein vorzüglicher Ausgangspunkt.

Dorthinein werden Anpassungen und Ergänzungen erstellter Dokumente gespeichert6. Für das nächste Dokument stehen sie damit sofort zur Verfügung. So erstellte Dokumente sehen sich trotz über die Zeit erfolgender Änderungen „ähnlich genug“, damit sie als „meine“ erkennbar sind. Sie tragen die eigenen Anforderungen sukzessive weiter, vor allem bleibt bereits Erarbeitetes ohne Aufwand erhalten.

Anmerkung zum erstellten Dokument

  • Erstellt mit TextMaker (SoftMaker Office 2018)
  • Schriftart „Lexend Deca Regular“: Diese Schriftart gibt es lediglich in einem Schnitt. Sie wurde entwickelt, weil sich damit (angeblich) Leseprobleme reduzieren. Die Nutzung von „fett“, „kursiv“, „fett-kursiv“ erfolgt generisch, was technisch problemlos umsetzbar ist, optisch jedoch „genau so aussieht“. Subjektiv kann ich bestätigen, dass diese Schrift vorzüglich lesbar ist.
  • Angelegt für DIN A4, doppelseitiger Druck mit Bundsteg 1cm

Downloads


  1. TextMaker, Microsoft Word ↩︎

  2. Mehr als drei Ebenen sind fast immer „überstrukturierend“. Eine weitergehende Detailtiefe überfordert den Großteil potenzieller Leser. ↩︎

  3. Diese Fußnote soll lediglich als Muster einen Eindruck vermitteln, wie die Formatierung mehrerer Fußnoten auf einer Seite wirkt, wenn eine davon länger als ein Einzeiler ist. Dafür muss der Zeilenabstand des Fußnoten-Formates entsprechend angepasst werden. ↩︎

  4. Ich habe mir allerdings auch keine besondere Mühe gemacht, es herauszufinden. ↩︎

  5. Das Zeichenformat in diesem Dokument reduziert den Schwarzwert der Schrift auf ein „aufgehelltes Schwarz“, was mir persönlich sowohl in der Textverarbeitung als auch in PDF-Dokumenten angenehmer erscheint. Dementsprechend milder fällt der Ausdruck aus. ↩︎

  6. Das erstellte Dokument mit eigenem Namen speichern, leeren und das geleerte Dokument als neue „normal“-Vorlage speichern. ↩︎