Abwesenheitsnotiz mit Roundcube

Diverse Web-Hoster bieten mit „Roundcube“ ein leistungsfähiges E-Mail-Programm im Browser an. Roundcube kann ziemlich viel, versteckt es jedoch gelegentlich ganz gut.

Fast alle „Desktop-Mail-Programme“ haben eine Funktion für Abwesenheitsnotizen. Allerdings funktioniert das nur dann effektiv, wenn das Programm ständig aktiv ist. Was etwas widersinnig ist, denn niemand will einen Rechner während des Urlaubs unbeaufsichtigt im Dauerbetrieb E-Mails bearbeiten lassen. Die können auf dem Web-Server bleiben, dort kann Roundcube die Absender informieren, dass es mit einer persönlichen Antwort etwas dauern kann.

Roundcube hat diese Funktion im Bereich Filter „versteckt“. Wobei es genau genommen völlig logisch ist, denn eine Abwesenheitsnotiz ist technisch gesehen genau das:

Wenn eine Nachricht in einem bestimmten Zeitraum auf dem Server eintrifft, soll darauf mit einer standardisierten Antwort reagiert werden, ohne dass die Nachricht selbst verändert wird.

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Die Bearbeitungsreihenfolge

Was auf dem Bild eventuell verwirrend aussieht, ist – wenn man es weiß – sehr konsequent und einfach nutzbar.

Im geöffneten Roundcube in die Einstellungen wechseln.
Dort Filter wählen.
Roundcube kann mehrere Filtersätze verwalten, es kann jedoch immer nur einer aktiv sein. Die Abwesenheitsnotiz kann wahlweise in einem bestehenden Filtersatz angelegt werden oder es wird ein eigener angelegt. Diese Variante schickt an jede Mail eine Antwort, in einer Liste von Filtern kann vorher Spam o.ä. von einer Beantwortung ausgeschlossen werden.
Im gewählten Filtersatz wird ein neuer Filter definiert. Der Name in der Liste erscheint erst nach der …
… Eingabe des Filternamens.
Der Filter bildet die gewünschte Regel ab:

Aktuelles Datum in der Form yyyy-mm-dd muss gleich oder größer dem Anfangsdatum und …
… gleichzeitig gleich oder kleiner dem Enddatum der Abwesenheit sein.
Die beiden ersten Spalten legen „Datum heute“ und das Format dafür fest, die dritte enthält die Regel, die das mit dem Inhalt der vierten Spalte vergleicht. Deshalb muss dort das Datum genau so eingetragen werden, wie es – formal – vorne festgelegt wurde, denn es wird „Zeichen für Zeichen“ verglichen.

Wenn die Regel erfüllt ist, soll Roundcube Mit Nachricht antworten .
Dort wird der gewünschte Antworttext hinein geschrieben. Hier können bzw. sollten alle erforderlichen Hinweise eingefügt sein, insbesondere, wenn …
… eine besondere Antwort-Adresse verwendet wird. Die ist zweckmäßig, wenn „alle“ eine Antwort bekommen. Spam-E-Mails erhalten so keine Bestätigung für eine „funktionierende“ Adresse. Die Antwortadresse kann dafür eine Fantasie-Adresse sein, die kein Postfach hat. Weil sie „unzustellbar“ ist, geht dorthin geschickte Post zurück an den Absender.

Besser ist die Verwendung eines Postfachs, bei dem alles direkt in die Tonne geht. Das entlastet den Server, weil das Versenden von Fehlermeldungen Aufwand verursacht und Spammer mit der gleichen Methode arbeiten. Dann fliegt immer mehr Post sinnlos hin und her…
Nachdem die Filterdefinition gespeichert wurde, muss sie noch aktiviert werden. Wenn der Filter sich in einer Liste weiterer Filter befindet, kann er gegebenenfalls direkt in der Definition deaktiviert werden.

Jeder Filter, den eine E-Mail durchlaufen muss, kostet ein wenig Zeit. Eine lange Filterliste kann deshalb den Empfang von E-Mails spürbar verzögern. Im „Normalbetrieb“ ist das irrelevant, beim Testen von Filtern kann sich das Gefühl einschleichen, es sei jetzt was kaputt.

Ein falsch konfigurierter Filter kann Postfächer unerreichbar machen oder Post ungelesen ins Nirvana schicken. Zum Ausprobieren empfiehlt sich gegebenenfalls ein „Übungspostfach“, das nur dafür angelegt wird und sonst niemand kennt.

Ein Testkonto verhindert die Panik, die einen beim Warten in einem „offiziellen“ Postfach befallen kann, wenn vermeintlich „alles tot“ ist. Dort lässt sich das Warten leichter aushalten. Sollte tatsächlich etwas kaputtgespielt ist, richtet es keinen Schaden an.