Das Leben wird von Verträgen bestimmt. Wenn es nur um das Brot beim Bäcker geht, sind Vertragswerke eher unüblich. Bei größeren Projekten, z.B. umfangreicher Software-Entwicklung und Dienstleistungen werden die größten Fehler meistens am Anfang gemacht.
Dass selbst Leute bei Verträgen grobe Fehler machen, die es eigentlich besser wissen müssten, hat RAin Nina Diercks mit Bezug auf den fulminanten Software-Gau bei der „Anwaltssoftware für Deutschland“ sehr detailliert seziert. Die von ihr gestellten Fragen sind ein vorzügliches Gerüst für die Planung und Durchführung eigener Projekte. Ich habe die in ihrem offenen Brief formulierten Fragen aufgegriffen und daraus einen Fragenkatalog für eigene Projekte abgeleitet.
Ideen zur Erweiterung/Verbesserung sind willkommen!
Das ist lediglich ein „Spickzettel“. Er kann Mängel und Fehler enthalten und muss daher bei Verwendung eigenverantwortlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, korrigiert und ergänzt werden.
Auftragsvergabe
- Wer erhält den Auftrag und warum? Gibt es mehrere Anbieter, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollten?
Verhältnismäßigkeit der Mittel
- Welcher Aufwand ist für das gewünschte bzw. erforderlichen Ziel tatsächlich erforderlich?
- Ist die formulierte Anforderung so zutreffend oder werden damit zusätzlich überflüssige Aufwände verknüpft?
Zielbeschreibung
- Sind die Rahmenbedingungen und der Ausgangspunkt klar definiert?
- Ist das gewünschte Ergebnis ausreichend genau beschrieben?
- Orientieren sie die Beschriebenen Lösungen an den damit zu erfüllenden Anforderungen?
- Wer hat das ermittelt und wie?
- Wurde die Einschätzung mit späteren Nutzern/Anwendern diskutiert und deren Meinung gehört?
- Wurden angrenzende Themen hinreichend bedacht (Rechtsfragen, Arbeits-/Datenschutz, …) ?
- Wurde hinreichend geprüft, ob es womöglich bereits eine Lösung gibt, mit der die Anforderung erfüllt werden oder auf deren Grundlage die erforderliche Lösung Kostengünstiger und/oder schneller erreicht werden könnte?
- Sollte externe Expertise hinzugezogen werden?
- Muss der Berater unabhängig sein oder darf er ggf. selbst Auftragsnehmer werden?
Vertragliche Regelungen
- Wurden die Anforderungen klar beschrieben und sind sie Bestandteil der Beauftragung?
- Wurden die geforderten Leistungen klar beschrieben und sind sie Bestandteil der Beauftragung?
- Sind die wesentlichen Anforderungs- und Leistungskriterien zweifelsfrei und unstreitig formuliert?
- Festpreis, Abschläge, aufwandsbezogene Bezahlung?
- Kann bzw. muss eine Kostenobergrenze vereinbart werden?
- Wer ist auf der jeweiligen Seite Ansprechpartner und/oder Verantwortlicher?
- Wer hat welche Aufgaben bei der Abwicklung?
- Welche Auftragsnehmer-Leistung wird wann mit welcher Auftraggeber-Leistung abgegolten?
- Wie sind Zwischenziele definiert?
- Allein Ergebnisorientiert oder auch terminiert?
- Sind sie klar beschrieben?
- Wer nimmt sie ab?
- Gibt es dafür festgelegte und objektiv prüfbare Bewertungskriterien?
- Sind dafür ein Zeitraum, sowie Start- und Endbedingung, vereinbart?
- Welche Qualitätssicherungsmaßnahmen sind Vertragsbestandteil?
- Was passiert bei völliger oder teilweisen Verfehlung des Auftragsziels?
- Sind entsprechende Untergrenzen definiert?
- Wie werden mögliche Schadensersatz-Ansprüche abgefangen?
- Ist aufgrund des Volumens eine Schadensversicherung zweckmäßig?
- Was passiert nach Fertigstellung?
- Ist eine Wartung oder Pflege erforderlich bzw. sinnvoll?
- Ist das Vertragsbestandteil oder wird das im Anschluss in einem eigenen Vertrag geregelt?
- Welche Vor- und Nachteile hat die jeweilige Vertragskonstruktion?
Dieser „Katalog“ betrachtet primär die vertraglichen Fragen. Selbstverständlich sollten davor diverse Fragen gestellt und beantwortet werden, die darüber entscheiden, ob es überhaupt so weit kommt, dass ein Vertrag geschlossen wird.