Gantt-Diagramm mit LibreOffice Calc

Gantt-Diagramme werden typischerweise mit MS-Projekt oder ProjectLibre erstellt. für einfache „wo stehen wir“-Diagramme ist LibreOffice Calc völlig ausreichend.

*Richtige* Tools für Gantt-Diagramme

Das Grundprinzip

Grundlage bildet ein gestapeltes Balkendiagramm. Dafür wird eine Tabelle mit den nachfolgenden Spalten angelegt. Die zugrundeliegende Maßeinheit der damit erzeugten Grafik ist „Tag“:

🔍 Diagramm der Beispieldatei

• Aktivität
• Was ist zu tun
• Anfangsdatum
• Frühestmöglicher Beginn
• hängt der von einem Vorgänger ab, wird dessen Startdatum + Aufwand als Startdatum verwendet
• muss eine Aktion vor einer anderen erledigt sein, wird deren Startdatum - Aufwand als Startdatum verwendet
• Verbraucht
• Die bereits aufgebrauchte Zeit
• Verbleibend
• Die „Restzeit“ als Formel:
  Wenn⟨Geplant-Verbraucht<0;0;Geplant-Verbraucht⟩
  Es kann keinen „negativen“ Rest geben, der wird in die nächste Spalte mit einer Formel übertragen:
• Überzogen
• Die Überziehung als Formel:
  Wenn⟨Erledigt-Aufwand>0;Erledigt-Aufwand;0⟩
  Wird mehr Zeit verbraucht als dafür vorgesehen, wird das in dieser Spalte angezeigt.
• Geplanter Aufwand
• Die dafür eingeplante Zeit

Der geplante Aufwand ist aus mehreren Gründen die letzte Spalte:

1. Dieser Wert ist – üblicherweise – während des Projekts unveränderlich.

2.Der Wert bildet sich aus „Verbraucht“ und „Rest“. Als letzte Spalte kann er einfach für die Grafik ignoriert werden.

Nun müssen Daten erfasst werden. Dafür ist keine Chronologie erforderlich, soweit es später die Übersicht verbessert, kann die Tabelle jederzeit nach Bedarf sortiert werden. Sobald ein Basissatz Daten vorhanden ist, wird das Gantt-Diagramm dazu erstellt.

Einfügen → Diagramm → Balkendiagramm → Gestapelt

Vor

Im nächsten Schritt wird die Tabelle mit Überschriften, jedoch ohne die Spalte „Aufwand“ als Datenbereich markiert. Das geht auch unter der Grafik (s. „Spalte merken“).

• Datenreihen in Spalten
• ☑ Erste Zeile als Beschriftung
• ☑ Erste Spalte als Beschriftung

Vor

Hier sollten die Datenreihen „Anfang“, „Verbraucht“, „Verbleibend“ und „Überzogen“ angezeigt werden.

Vor

Nach Bedarf können Titel für die verschiedenen Diagramm-Elemente eingefügt werden.

Fertigstellen

Damit die Grafik einer Gantt-Darstellung entspricht, müssen noch einige Elemente davon gepimpt werden:

1. Die „Zahlenreihe“ unten ist die „Y-Achse“, weil die Balken „gedreht“ sind. Die Eigenschaften (Rechtsklick darauf) öffnen, Zahlen → ☐ Quellformat und ein geeignetes Datumsformat wählen oder einstellen.
2. Die Eigenschaften der erste Datenreihe (der erste „Balkenteil“) öffnen
1. Transparenz → Transparenz: 100%.
2. Optionen → ☑ Legendeneintrag ausblenden
   Das sieht jetzt schon ziemlich nach Gantt aus.
3. Die Farben für „Verbraucht“, „Rest“ und „Überzogen“ wurden generisch vergeben, und können – wie für die erste Datenreihe – über die Eigenschaften dem persönlichen Geschmack angepasst werden.
4. Weil die Balken „von unten nach oben“ aufgebaut werden, ist die Reihenfolge „verkehrt herum“. Eigenschaften der Achse öffnen, Skalierung → ☑ Richtung umkehren
5. Mit der Richtungsumkehr der Aktionen wandert die Datumsbeschriftung nach oben. Soll sie unten sein, Eigenschaften der Achsbeschriftung öffnen, Positionierung → Position → `Außerhalb des Endes , oder was gefällt.

Einschränkungen

• Die Grafik hat eine definierte Größe, . Bei langlaufenden Projekten muss ggf. eine andere Einheit als Tag gewählt werden (z.B. mit einer Formel umrechnen) oder die Grafik wird entsprechend groß gezogen.
• Es gibt keine Anzeige des kritischen Pfades. Allerdings ist dieser Ansatz sowieso nur für übersichtliche Projekte geeignet. Daher ist das ein eher akademisches Problem. Notfalls kann mit einem Grafikprogramm der kritische Pfad in die erzeugte Grafik reingemalt werden…
• Abhängigkeiten bleiben unsichtbar. Es gibt keine (sichtbaren) Vorgänger oder „Nachfolger“. Das lässt sich in begrenztem Umfang simulieren, wenn die Tabelle nach Startdatum sortiert wird.

Tabelle „sortierbar“ machen

Die Daten können in einer eigenständigen Liste erfasst werden, während die Liste für die Grafik darauf referenziert. Das erfolgt mit „fixen“ Referenzen (Referenz A3 → F4 → $a$3), womit Formelergebnisse unverfälscht sortierbar sind. Das Beispieldokument enthält den schematischen Aufbau: das geht selbstverständlich erheblich schicker… .

Verbesserungsmöglichkeiten

Eine zusätzliche Spalte „Ende“ ermöglicht eine andere Sortierung, die Abhängigkeiten womöglich besser sichtbar machen kann.

Eine Beispieldatei (ods) in einem ZIP

Tools für Gantt-Diagramme

MS-Project

• In Firmen verbreitet, kostet in der Version 2021 ohne Rabatte bei Microsoft 1.659 € (Stand: 26.10.2021), was es für viele Projekte wirtschaftlich uninteressant macht.

ProjectLibre

• OpenSource, tritt selbstbewusst als die Alternative zu MS-Project auf. Es soll kompatibel zu MS Project sein und unterstützt diverse Ansichten.
• Es macht einen unaufgeräumten Eindruck gegenüber „GanttProject“ (nächster) und bedient sich – für meinen Geschmack – „eigenwillig“.
• Bietet allerdings weit mehr Möglichkeiten als „GantProjett“, so lassen sich Kosten ermitteln, verschiedene Kalender verwenden.
• Erfordert definitiv Einarbeitung, eine „F1“-Hilfe führt ins Leere.
• Es gibt eine deutschsprachige „Handbuch-Seite“, deren Aktualität unklar ist. Dort gibt es nur ein Inhaltsverzeichnis zu einem „Buch“ (50 Seiten), das gekauft werden kann (als PDF). Wenn es sich auf dem Niveau der Seiten drumherum bewegt, ist es keine Investition wert.
• Ein PDF-Dokument der FH-Osnabrück macht einen besseren Eindruck und kann frei herunter geladen werden. Es ist zwar älter, doch optisch passt es zru aktuellen Programm-Version.
• Zur Projektseite

GanttProject

• Software unter GNU General Public License, darf ohne Einschränkungen (auch kommerziell) kostenlos genutzt werden. Es kann eine „Unterstützer-Lizenz“ gekauft werden.
• Soll Excel und MS-Project-Dateien einlesen können.
• Macht einen „intuitiven“ Eindruck, augenscheinlich gibt es allerdings keine Dokumentation (habe zumindest keine nach einer kurzen Suche gefunden).
• Hat gegenüber ProjectLibre einen deutlich geringeren Umfang, wenn es nur um die Zeitorganisation geht kann das allerdings ausreichen.

Zur Projektseite : Die Seite ist englischsprachig, das Programm präsentiert sich nach der Installation auf Windows 10 (deutsch) ebenfals auf Deutsch.